Tietosuojaseloste – Lapin paras työpaikka -kilpailu

1. Rekisterinpitäjä

   Lapin kauppakamari (Y-tunnus 0283290-0)
   Maakuntakatu 29–31 B
   96200 Rovaniemi

   Sähköposti:
   lapinkauppakamari@chamber.fi

   Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa:
   Palvelupäällikkö Tiina Ronkainen
   tiina.ronkainen@chamber.fi
   puh. 040 181 7717

2. Mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietoja?

   Henkilötietoja käsitellään Lapin paras työpaikka -kilpailun toteuttamiseen ja hallinnointiin.

   Lapin kauppakamari käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin (yhteen tai useampaan samanaikaisesti):

   • Henkilötietoja käytetään kilpailuun ilmoittautuneiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tunnistamiseen, kilpailuun liittyvän viestinnän toteuttamiseen sekä kilpailun eri vaiheiden, mukaan lukien henkilöstökyselyn, järjestämiseen.
   • Kilpailuun ilmoittautuminen on tehtävä organisaation johtotehtävässä toimivan henkilön toimesta. Täten kilpailun hakulomakkeen täyttävä organisaation edustaja voi erota yhteyshenkilöstä. Hakulomakkeen täyttävän henkilön henkilötietoja kerätään, jotta edustaja voidaan tunnistaa ja varmistaa, että kilpailuun ilmoittautuminen on tehty kilpailun sääntöjen mukaisesti.
   • Kilpailuun on myös mahdollista ilmiantaa hyvä työpaikka. Tämän yhteydessä kerätään henkilötietoja sekä ilmiantajasta että, tietojen ollessa saatavilla, ilmiannettavan organisaation yhteyshenkilöstä. Tämän tarkoituksena on mahdollistaa yhteydenotto kilpailun tiimoilta.
   • Henkilötietoja käytetään myös palkintojen toimittamiseen, ja niitä voidaan käyttää esimerkiksi palautteen ja kilpailukokemusten keräämiseen.

   Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin, kilpailun kannalta perusteltuihin tarkoituksiin ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

   Henkilöstökysely toteutetaan siten, että yksittäistä vastaajaa ei pyritä tunnistamaan. Vastaukset käsitellään luottamuksellisesti ja ensisijaisesti anonyymisti. Tuloksia raportoidaan vain riittävän suurina kokonaisuuksina ja vain kilpailun arviointiraadin sisäisesti sekä kilpailuun osallistuvalle organisaatiolle heidän oman henkilöstönsä osalta. Mikäli anonymiteetti ei vastaajamäärän tai vastausten sisällön vuoksi voida varmistaa, kyseisiä tietoja ei julkaista eikä raportoida yksilöitävässä muodossa.

   Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artikla:

   1. rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn;
   2. käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi;
   3. käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi;
   4. käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

3. Mitä tietoja voimme kerätä?

   Henkilötietoja voidaan kerätä kilpailuun osallistuvan organisaation yhteyshenkilöistä, hakulomakkeen täyttäneestä organisaation edustajasta sekä hyvän työpaikan ilmiantaneesta henkilöstä.

   Tietoja kerätään kilpailun verkkosivujen lomakkeiden sekä kilpailun aikana käytävän viestinnän kautta.

   3.1 Yhteyshenkilöiden ja ilmoittajien tiedot

   • etu- ja sukunimi
   • sähköpostiosoite
   • puhelinnumero
   • tehtävänimike organisaatiossa
   • ilmiantajan suhde ilmiannettuun organisaatioon

   3.2 Organisaatiota koskevat tiedot

   • organisaation nimi
   • Y-tunnus
   • toimiala
   • kokoluokka
   • kilpailun arviointiin tarvittavat tiedot (esim. kuvaukset, dokumentit ja henkilöstökyselyn vastaukset)

   Organisaatiotiedot eivät ole henkilötietoja, elleivät ne sisällä yksittäiseen henkilöön yhdistettävää tietoa.

   3.3 Palautetta antaneiden tiedot

   • etu- ja sukunimi
   • sähköpostiosoite
   • tehtävänimike
   • palautteen sisältö ja siihen liittyvä viestintä

4. Mistä lähteistä keräämme henkilötietoja?

   Tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään kilpailuhakemuksen yhteydessä sekä kilpailun aikana.

   Tietoja voidaan saada myös:

   • organisaation verkkosivuilta
   • kilpailuun organisaatiota ehdottavalta henkilöltä
   • muista julkisista lähteistä, mikäli yhteydenottoa varten on tarpeen

   Emme jaa työpaikkaa kilpailuun ehdottaneen henkilön henkilöllisyyttä ilman hänen lupaansa.

5. Kenelle voimme jakaa henkilötietojasi?

   Lapin kauppakamari ei myy tai luovuta henkilötietoja ulkopuolisille, ellei seuraavassa toisin mainita.

   • työnantajallesi, mikäli työnantaja tiedustelee kilpailuun liittyviä tietoja
   • kilpailun toteuttamiseen osallistuville yhteistyökumppaneille
   • palkintojen toimittamiseen osallistuville tahoille
   • viranomaisille lain edellyttämissä tilanteissa

6. Siirrämmekö henkilötietojasi EU-alueen ulkopuolelle?

   Lapin kauppakamari voi käyttää palvelimia tai palveluita EU/ETA-alueen ulkopuolella. Tällöin varmistamme, että tietojen siirrolle on oikeusperusta ja että henkilötiedot suojataan asianmukaisesti esimerkiksi EU:n vakiosopimuslausekkeilla ja teknisillä tietoturvatoimilla.

7. Kuinka kauan käsittelemme henkilötietojasi?

   Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin kilpailun toteuttaminen ja siihen liittyvät velvoitteet sitä edellyttävät sekä kohtuullisen ajan sen jälkeen.

8. Miten voit käyttää henkilötietoihisi liittyviä oikeuksiasi?

   Sinulla on oikeus:

   • saada pääsy sinusta kerättyihin henkilötietoihin
   • pyytää tietojen oikaisemista
   • pyytää tietojen poistamista
   • rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
   • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
   • vastustaa henkilötietojen käsittelyä
   • peruuttaa antamasi suostumus
   • tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle

   Oikeuksien käyttämiseksi pyydämme ottamaan yhteyttä kohdassa 1 mainittuun yhteyshenkilöön.

9. Onko sinun välttämätöntä antaa henkilötietojasi meille?

   Kilpailuun osallistumisen arviointi edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi käsitellä organisaation hakemusta.

10. Teemmekö profilointia?

    Emme tee sellaista EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista profilointia, jolla olisi oikeudellisia vaikutuksia rekisteröityyn.

    Voimme kuitenkin analysoida tietoja ja kohdentaa viestintää kiinnostuksen kohteiden perusteella.

11. Minkä maan lakia tietojen käsittelyyn sovelletaan?

    Tietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä sekä EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR).

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

    Tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmät on suojattu asianmukaisesti.

    • tiedot suojataan palomuureilla ja salasanoilla
    • paperiaineisto säilytetään lukituissa tiloissa
    • vain nimetyillä henkilöillä on pääsy tietoihin
    • rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti